2.6

Sonderfunktionen

Schutz personenbezogener Daten

§ 3a des Bundesdatenschutzgesetzes lautet:

"Datenvermeidung und Datensparsamkeit
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten und die Auswahl und Gestaltung von Datenverarbeitungssystemen sind an dem Ziel auszurichten, so wenig personenbezogene Daten wie möglich zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Insbesondere sind personenbezogene Daten zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren, soweit dies nach dem Verwendungszweck möglich ist und keinen im Verhältnis zu dem angestrebten Schutzzweck unverhältnismäßigen Aufwand erfordert."

Dieser Gehaltsrechner wird in den Dienststellen in der Regel zusätzlich zu einem Personalverwaltungssystem verwendet. Es ist demnach gemäß § 3a BSDG zu prüfen, ob in dem Gehaltsrechner die Personalfälle mit den echten Namen der Beschäftigten geführt werden dürfen.
Sie können personenbezogene Daten auf zweierlei Arten vermeiden:

1. Anonymisierung
   
   Verwenden Sie in Programmzeile 1 anstelle der richtigen Namen der Beschäftigten nur Schlüsselbezeichnungen.
   Beispiel:
   A1-A11-05-FZ2
   A1-A12-08-FZ2-80%
   A1-A13-12-FZ2-ATZ
   Der Schlüssel beginnt mit der Organisationseinheit, gefolgt von
   Bes.Gruppe, Alterstufe und weiteren Merkmalen.
   So werden praktisch nur die Personalkosten einer Stelle des
   Stellenplans dargestellt ohne sie einer Person zuzuordnen.
   Auf diese Weise wird das Programm bei vielen Gemeinden
   zur Kalkulation der Personalkosten für den Haushaltsplan eingesetzt.
   

2. Spezieller Lizenzschlüssel zur Vermeidung von Namenseingaben
   
   Wenn Sie eine Dienststellenlizenz besitzen, können Sie einen speziellen Lizenzschlüssel anfordern, der die Änderung des Textes in Programmzeile 1 verhindert.
   Die vom Programm bei der Neuanlage eines Personalfalles vergebene Bezeichnung bleibt also auf Dauer bestehen. Sie lautet:
   Personalfall 1
   Personalfall 2
   Personalfall 3
   usw.
   Der spezielle Datenschutz-Lizenzschlüssel ist kostenlos und wird auf Anforderung in Form eines Duplikats der Rechnung per E-Mail zugeschickt. Dieser Lizenzschlüssel funktioniert allerdings erst ab Programmversionen nach dem 26. Mai 2010. Bei Versionen vor diesem Datum ist das Programm upzudaten.