|
|
(1)
Für jede Beamtin und jeden Beamten ist eine
Personalakte zu führen.
Sie ist vertraulich zu behandeln
und durch technische und organisatorische Maßnahmen
vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen.
Die Akte kann in Teilen oder vollständig automatisiert
geführt werden. Zur Personalakte gehören alle Unterlagen,
die die Beamtin oder den Beamten betreffen,
soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in
einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen
(Personalaktendaten).
Andere Unterlagen dürfen in die
Personalakte nicht aufgenommen werden.
Nicht
Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen,
von der Person und dem Dienstverhältnis
sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere
Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten.
Kindergeldakten
können mit Besoldungs- und Versorgungsakten
verbunden geführt werden, wenn diese von der
übrigen Personalakte getrennt sind und von einer von
der Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit
bearbeitet werden.
(2)
Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten
in Grundakte und Teilakten gegliedert werden.
Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich
zuständigen Behörde geführt werden.
Nebenakten
(Unterlagen, die sich auch in der Grundakte
oder in Teilakten befinden) dürfen nur geführt werden,
wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich
Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende
Behörden für die Beamtin oder den
Beamten zuständig sind; sie dürfen nur solche Unterlagen
enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung
der betreffenden Behörde erforderlich
ist.
In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis
aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen.
Wird die Personalakte
nicht vollständig in Schriftform oder vollständig
automatisiert geführt, legt die personalverwaltende
Stelle jeweils schriftlich fest, welche Teile in welcher
Form geführt werden und nimmt dies in das Verzeichnis
nach Satz 4 auf.
(3)
Personalaktendaten dürfen nur für Zwecke der
Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verwendet
werden, es sei denn, die Beamtin oder der Beamte willigt
in die anderweitige Verwendung ein.
Eine Verwendung
für andere als die in Satz 1 genannten Zwecke
liegt nicht vor, wenn Personalaktendaten ausschließlich
für Zwecke der Datenschutzkontrolle verwendet
werden.
Gleiches gilt, soweit im Rahmen der Datensicherung
oder der Sicherung des ordnungsgemäßen
Betriebes eines Datenverarbeitungssystems eine nach
dem Stand der Technik nicht oder nur mit unverhältnismäßigem
Aufwand zu vermeidende Kenntnisnahme
von Personalaktendaten erfolgt.
(4)
Der Dienstherr darf personenbezogene Daten
über Bewerberinnen, Bewerber, Beamtinnen und Beamte
sowie über ehemalige Beamtinnen und ehemalige
Beamte nur erheben, soweit dies zur Begründung,
Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des
Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer,
personeller oder sozialer Maßnahmen, insbesondere
zu Zwecken der Personalplanung oder des
Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift
dies erlaubt.
|
